Седем съвета за създаване на сплотен и успешен екип

Ефективна работа в екип

работа в екип

Изграждането на екип е основен приоритет за повечето лидери и организации. Ползите от добрия колектива са ясни – увеличена продуктивност, гъвкава система на организация и мотивиран персонал. Но дали има ясна идея за резултатните начини, по които да се сформира ефективен екип?

За да стане това постижимо, лидерите трябва да са наясно със стандартните седем елемента за добро представяне на екипите, които са: обвързване, принос, комуникация, сътрудничество, управление на конфликтите, управление на промяната и връзки.

1.Обвързване:

– Обвързването с фирмените цели и изградената ценностна система осигурява яснота в насоките на действията на отделните членови и на целия колектив. Членовете на създадения екип разбират как тяхната работа се вписва в общата работа, с какво допринасят за постигането на стремежите на организацията, по-отдадени са нейната мисията и се придържат към общата визия за развитие.

Подобно обвързване поставя основите на цялостта на екипа, на обединението между неговите членове, които са са готови да сложат настрани личните нужди в името на общата работа. Единомислието в рамките на общата картина позволява да се направи и съвместен преглед, както и сравнителен анализ на решенията взети в екипа. Целите и задачите се формират съобразно с фирмените приоритети, а правилата в групата се поставят в съответствие както с  корпоративните, така и с индивидуалните ценности.

За да се постигне баланс, когато възникнат конфликти и сблъсъци на интереси се използват установените от организацията разбирания и модели като критерии, като така обективно се намира приемливо и подходящо решение. Лидерите, които се стремят да създадат или подсилят обвързваността, могат да го постигнат като насърчат всеки отделен екип да създаде своята ценностна система, мисия и порядки, които да са в контекста на фирмените, но не дотолкова, че да не отразяват индивидуалността на екипа. Тези основни неща трябва да бъдат измерими и приложими и да се пратикуват ежедневно.

Когато веднъж вече концепцията е одобрена и съгласувана, екипите могат да набелязват краткосрочни цели, да изберат стратегия за успешно представяне, измерители на  успешно постигане на тези цели, да се концентрират в усъвършенстване, както и да отбелязват важните моменти в своето развитие и преодоляването на по-големите препятствия по пътя. Настройването на всички на една вълна може да отнеме доста време, но ще редуцира значително случаите,  в които се налага реорганизация в кризисни моменти, преодоляване на паниката, забавените реакции и последствията от тях.

2.Принос:

Силата на ефективния екип е в права зависимост от уменията, които притежават членовете на екипа и на инициативата, която проявяват. Екипът има нужда от хора с практически опит, междуличностни качества, умения в общуването и най-вече желание за учене. Важно е и присъствието на т.нар. „спонтанни лидери“, които да поемат отговорността за работата. Когато стане така, че всички задължения лягат на плещите на един или двама, се рискува да се наруши целостта на екипа, а дори и част от  служителите да напуснат.

За да се постигне балансираност на ролята и участието на всеки от екипа, лидерите могат да използват трите фактора, влияещи върху индивидуалното представяне – приобщаване, сигурност  и мотивация. Приобщеността в психологически аспект е мощен двигател на мотивацията. Колкото повече отделните индивиди се чувстват част от екипа, толкова повече допринасят за работата и развитието му, а от друга страна с всяка заслуга чувстват все по-силна принадлежност. Всеки член на екипа трябва да е информиран,  да се предизвика неговия принос и да се поддържа колегиалността. Ако служителите не дават предложения на срещите, подканете ги да го сторят, потърсете мнението им, покажете че е важно. Ако не се появят на някоя от срещите, поинтересувайте се за причината и покажете, че отсъствието им се е забелязало. Когато  някой  направи предложение или представи идея, дори да е не е от най-добрите, постарайте се да покажете, че оценявате високо проявената инициатива.

Третият фактор – сигурността, която личността има в средата и собственото място в нея,  дава отражение върху енергията и усилията, които полага в работата. Освен това, колкото по-големи са изгледите тези усилия да се увенчаят с  успех, толкова е по-голяма вероятността  служителите да проявяват инициатива и обратното – колкото по малко вероятен е успеха, толкова по-малко стават усилията. Създаването на сигурност и увереност в екипа може да стане като се изтъкнат таланта, опита и постиженията на екипа и се напомня за последните постижения. Обратната връзка от мениджъра, наставляването, добрата обективна оценка и възможността за развитие на професионализма, която тя предлага укрепват увереността.

Най-добрият алтернативен начин за постигане на балансираност в екипа е като се засили мотивацията. Когато служителите дават своя принос във взимането на решения, дава им се подходящото обучение и им се оказва уважение заради техния опит,се създава усещане за определена свобода и възможности за действие и се инвестират повече усилия.  Важно е още и да се обърне внимание на това колко всеки подкрепя чуждия принос и работа.

3.Комуникация:

За разгръщането на пълния потенциал на екипа трябва средата да е такава, че всеки да може да изрази мнение, да изложи своите идеи, да поиска помощ и да му се даде възможност да поеме премерен риск. Атмсфера на загриженост, доверие, в която да се постави фокуса върху решенията, а не върху проблемите би помогнала за тяхното предотвратяване. Комуникацията – когато е позитивна и отворена играе ролята на сплотяващ невидимият фактор, който съставя тази атмосфера.

Когато членовете на екипа се познават и уважават е много по-верятно общуването да бъде спонтанно приятелско. Те показват интерес и загриженост, интересуват се от личния живот и вълненията на останалите извън работната среда, толерантни са към различията, към  хумора си и всеки е приеман свободно в екипа.

Отворената комуникация също е основополагаща за успеха на екипа – за да се измери представянето на екипа  трябва да се осигури добра обратна връзка, да се приема градивната критика, а това може да стане с ниво на доверие изградено от директна, честна комуникация.

Позитивността на комуникациите влияе върху енергията на екипа. Разговорите, които са насочени към нужди, желания и интереси изпълват с енергия, а постоянните оплакванията за това, което дразни и ядосва действат деморализиращо и демотивиращо. За да се насърчи и подсили комуникацията  в екипа, лидерите трябва да могат да изслушват, да отговарят и отреагират, да използват ораторските си умения, както в управлението на срещите, така и при обратната връзка и изграждането на консенсус.

4.Сътрудничество:

Повечето предизвикателства на работното място изискват много повече от добро соло изпълнение. В развиващите се компаниите с  нарастваща комплексност на работата и структурата, усехът зависи от степента  на независимост, която е позволена на участниците в самият екип. Сътрудничеството може да се стимулира като се подчертае влиянието на всеки член индивидуално върху общата продуктивност на екипа и се дефинира типа поведение, което повишава тази продуктивност и се оценява от лидерите.

Модел, който може да послужи като основа за такава дефиниция и доказано сплотява екипа е  моделът Ф. А. К. Т. /Формалност, Актуалност, Креативност, Толерантност/

Формалност: Една от най-честите реплики, които можете да чуете в екипа е :“Можеш да разчиташ на мен“. Всеки вярва, че когато друг член на групата поеме ангажимента да върне обаждане, довърши отчет, разговаря с клиент, посети среща, то това ще бъде направено. На тези формалности се обръща внимание и се държи сметка, защото те оказват пряко влияние върху друг човек от групата – когато поетата задача бъде свършена или не, това ще се отрази директно върху личността му. Друг момент при екип, в който съществува истинско сътрудничество е уважението към чуждото време и превръщането на личните приритети в приоритети на екипа. Съобразяване с това дали момента е удобен, точност на срещите, поднасяне на необходимата информация кратко и ясно и стегнато общуване, без разреждане на основната идея в излишни подробности.

Актуалност: Друга разпространена фраза е „Ще бъде свършено възможно най-скоро“.  Точността отразява личната гордост и качества и показва до каква степен служителят се придържа към  стандартите наложени в екипа и се стреми да запази имиджа му.

Креативност: Иновациите процъфтяват в екип, в който всеки чувства подкрепата на колегите си. Това произлиза от рискът, с който е свързано всяко ново начинание. Когато грешките не се приемат за фатални, различните методи на работа се уважават и когато мисленето преминава от „гледна точка“ в „точка на разглеждане“,  рискът е приемлив.

Толерантност: Да си част от екип в работата е като да си част от семейство, с което прекарваш основната част от времето си. Ясно е, че е невъзможно желанията на един да са винаги на първо място, останалите да се съобразяват с тях и да правят компромиси със себе си. За да е пълноценен, всеки от екипа трябва да развие общочовешки качества като щедър дух и готовност за пренебрегване на  част от личните приоритетите в името на „семейните дела“. Лидерите могат да подпомогнат екипната работа като поставят правила за този щедър дух –  да се цени индивидуланото, да развие доверие, да се общува открито, да се изградят начини за справяне с различията, да споделя успеха, да се приветстват топло новите членове на екипа и постепенно да се приобщават като част от общите правила.

5.Управление на конфликтите:

Неизбежно е в екип, изграден от хора с жив интелект и  различно мислене да възникват конфликти и търкания. Проблемът не е в съществуващите различя, а  в това как те се управляват.

Широко разпространена е заблудата, че в идеалните екипи конфликти няма. Липсата на търкания означава, че те не се разрешават, а се избягват – „скриват се под кушетката“.  Нито една кушетка не е достатъчно голяма за да побере задълго недоразбирането, грешките в комуникацията, наранените чувства и старите обиди. Съвсем скоро дразненията отново се проявяватн и приемат формата на напрежение, прикрити ежедневни дразнения и упорства. Ако лидерите успеят да помогнат на членовете на екипа да се справят с конфликтите ефективно,  ще изградят доверието и сплотеността и енергията на колектива рязко ще се повиши. Членовете на екипа се справят по-добре с конфликтите, когато успеят да променят нагласите си и начина, по-който възприемат конфликтите  като цяло, чуждата позиция относно възникналата ситуация и погледа върху собствените  реакции, способности за справяне и поведение.

Има три техники, които могат да подпомогнат членовете в промяна на неправилните им нагласи – преструктуриране, смяна на позициите и утвърждаване.

Промяната в нагласите – тяхното преструктуриране е умението да се научиш да възприемаш чашата наполовина пълна, вместо наполовина празна. Така и подходът спрямо колегите трябва да е позитивен – не да изложиш някой проблем за разрешаване на общото събрание, а да се дискутират различията в мисленето, за да се стигне до креативно решение.

Смяната на позициите е техника, използвана в практическата емпатия – да се поставиш на мястото на другия чрез въображението си. Трябва да се задават въпроси като „Как бих се почувствал, ако ме критикуват пред цялата група?“  и да се намери отговора. Така ще е по-лесно да се разкрие мотивацията на човека при определено негово действие или реплика и да се намери подходящо решение за реакция и противодействие.

Утвърждаването представлява поредица от позитивни твърдения и мисли, които искаме да бъдат истина. Ето пример : преди важни преговори мисълта не трябва да е насочена към „Знам, че ще се проваля“ , а дори да се наложи да се принуждаваме, трябва да мислим по-скоро „Аз съм спокоен и подготвен и се чувствам добре“. Ако членовете на екипа се научат да могат да отхвърлят демотивиращите мисли по този начин, ще добият увереността и самоутвърждаване за преодоляване на негативните парадигми  и конфликтите.

6.Управление на промяната:

Том Питърс, в „Справяне с хаоса“ пише: “Компаниите, които са се научили да оцеляват  се стремят преди всичко да бъдат пластични и да отразяват пазарните промени така, че да създават пазарните инициативи.  А това трябва да стане посредством хората“. Вече е въпрос на необходимост, а не на лукс, решението да се изгради работен екип, който да се представя ефективно в една турболентна среда. Екипите не бива просто да реагират на промените, а реално да ги инициират. Управлението на промяната отново е в ръцете на мениджъра, той трябва на първо място да прецени възможностите, да се увери че направените промени няма да имат негативно влияние. Следващото му задължение в тази област е да даде сигурността, която се иска за поемане на  рискове и  техниките  за успешно провеждане на нововъведения. Може и да намали съпротивата срещу промяната като изготви общата визия,  осигури необходимата информация и като изгради позитивно отношение.

7. Връзки:

Ефективният работен екип трябва да обръща внимание на три типа връзки между членовете: връзките с по-голямата организация, с членовете на екипа, както и с другите екипи от същите или различни отдели. Когато екипната работа е обвързана с работата на организацията, членовете обсъждат представянето на екипа в контекста на организационните приоритети, обратната връзка от клиентите и измерване на качеството. Те приемат нуждите на екипа в светлината на това, което е добро за организацията и това, което най-добре пасва на общите цели. Лидерите могат да насърчат такава връзка с организацията, като „държат линията отворена“. Приоритетите на мениджърския състав, техните успехи, както и главоболия протичат в едната посока, а в обратната са нуждите на екипите, успехите, въпросите.

Когато екипът е развил здрави връзки и между собствените си членове, проявената подкрепа се изплаща по много начини. Колегите се отзовават на помощ без се налага да ги молят за това,  подкрепят се в нужда, поздравяват се за успехите публично, споделят ресурсите, дават предложения за подобряване и намират начини да празнуват заедно.

Няколко идеи за създаване и поддържане на такива връзки са: да се предвижда време преди и след служебни сбирки за социализиране, подготвяне на график на обедите в групата, периодично създаване на извън-работни проекти, разпрстраняване на профилите на участниците, изпращане на целия екип на тренинг и осигуряване на обратна връзка на развитието на участниците по време на тренинга. Екипи, които взаимодействат успешно с други групи обикновено създават впечатление за вътрешни клиенти. Те се отнасят към молбите на своите колеги, със същото внимание както към молбите на външни клиенти. Търсят обратна връзка как биха могли да им съдействат повече, заемат се с  win/win преговори, за да се изгладят различията, споделят своите  ресурси като тренинг материали, видео, книги, екипировка, дори идеи за подобряване. Като идеи за изграждане на добри връзки между екипите може да се създаде график за месечни срещи между различните отдели, да се канят представители от всяка група или отдел на срещите на другите екипи, да се даде „назаем“ персонал в тежък сезон, и да се обединят усилия в корпоративни проекти.

За да се постигне цялостна ефективност на екипната дейност, лидерите трябва да сформират  група от служители, които да притежават умения за подкрепа в постигане на корпоративни цели и безпроблемен сервиз. Нуждата от външен поглед – на специалист извън организацията е критично важна за да се отсеят вътрешноорганизационните проблеми, отношения и стари неуредици. В тази нелека задача мога да Ви помогна чрез специализираните си знания, умения и услуги. Обадете се за да уговорим удобно за Вас време, когато да обсъдим ситуацията в организацията Ви и Вашите и нейни нужди.

Call Now ButtonРезервирайте час за сесия